E-mailek ellenőrzése vagy feldolgozása a cél?

2018-11-05
92 megtekintés

Az “üresjárat” módszer egyik eleme, hogy az e-maileket csak meghatározott időközönként ellenőrizzük. A technológia nem könnyíti meg ezt a fegyelmezett gyakorlatot. Az automatikus, irányíthatatlan e-mail értesítés ráadásul nemcsak számítógépen, hanem tableten és telefonon is működik. Szeretne várakozni az új e-mailek megtekintésére? Többé már nem tud.

De vannak módok a fegyelem erősítésére! Határok meghúzása nélkül az e-mail könnyen válik állandó zavaró tényezővé, ami elvon minket a mélyebb, átgondoltabb munkától. Az e-mail használatakor óránként átlagosan 37-szer váltunk az ablakok között. Ha nem foglalkozunk az e-mailekkel, óránként csak 18-szor ugrálunk oda és vissza.

A koncentráció javításán túl az időközönkénti e-mail ellenőrzés arra is szolgál, hogy tanítsuk a munkatársainkat: ne számítsanak arra, hogy minden e-mailre reflex-szerűen válaszolunk, ezért a legjobb, ha csökkentik az e-mailezés mennyiségét.

 Egy fontos különbség

Miután éveken át beszéltem embereknek arról, hogy csak bizonyos időközönként ellenőrizzék az e-mailjeiket, világossá vált, hogy sokan közülük nem látják a különbséget az ellenőrzés és a feldolgozás között. Tehát most tegyük egyértelművé a dolgot: Ellenőrzés, amikor kimegy a postaládájához, összegyűjti a leveleket és azon nyomban kinyitja az összeset. Feldolgozás, amikor önt magának egy csésze teát, magához veszi a noteszét, és végigmegy a tornyosuló leveleken

Itt pedig a pontosabb definíciókat olvashatja:

E-mail ellenőrzése: az új e-mailek összegyűjtése és megnyitása.

E-mail feldolgozása: a meglévő e-mailek feldolgozása és eltávolítása a beérkező levelek közül.

Gyorsan és szomorúan konstatáltam, hogy a feldolgozási résszel a legtöbben nem igazán foglalkoznak. Az ellenőrzés izgalmas, tele van lehetőségekkel és mivel izgalomba hoz minket, inkább ezzel törődünk. A dopamint, a boldogság kémiai anyagát, amelyet egy feladat befejezése vált ki, az ellenőrzések kiszámíthatatlansága és újdonsága lobbantja lángra, nem pedig a feldolgozás egyhangú ritmusa.

Egy ösztönökkel szembemenő tipp

Hogyan ellenőrizzük az e-maileket csak bizonyos időpontokban, miközben azzal foglalkozunk, hogy feldolgozzuk a postaládánkat? Az „üresjárat” világában a tökéletesen testre szabott megoldást a legjobban ön tervezheti meg: kiválaszthatja azokat a technikákat, amelyek bizonyítottan segítettek másoknak.

A legfontosabb technika és a leginkább az ösztöneinkkel szembeszegülő, ha megtanulják, hogy kevesebb figyelmet fordítsanak a folyamatosan beérkező e-mailekre. Tudom, hogy őrültségnek tűnik – szinte lehetetlennek -, de ha megtanuljuk irányítani azt, ahol rendszerint elveszítjük a kontrollt, akkor célt érünk.

Mivel nem tudjuk kiküszöbölni az e-mail értesítéseket, tanítanunk kell magunkat, hogy feldolgozzuk a már meglévő e-maileket még azelőtt, hogy ránéznénk az újakra. Nehéz, de kezdje el! Még ha úgy is érzi, hogy fontos lenne az e-mailek ellenőrzése, próbálja megakadályozni, hogy tekintete az új, beérkező e-mailekre vándoroljon. Görgessen lefelé az új, e-mailek sora alá, és dolgozza fel egyesével a régebbi leveleket.

Ha valami megragadja a tekintetét, és úgy érzi, hogy meg kell nyissa, hajrá! Ez egy nagyon finom gyakorlat, de idővel meglátja, hogy ha edzi a figyelmét, akkor egészen visszanyeri az irányítást. Ne feledje, hogy hamarosan eljön az ellenőrzés ideje, és akkor ránézhet a többi e-mailre is. Az ellenőrzések között fontos, hogy távolítsa el a nem kívánt felugró ablakokat vagy értesítéseket, ha lehetséges, egyáltalán ne használjon értesítéseket.

Az ellenőrzések között sokszor rákényszerülünk vagy célzottan választjuk az új e-mailek elolvasását. Lehet, hogy e-mailen keresztül kommunikál a főnökkel olyan ritmusban, amelyet nem szakíthat meg, vagy éppen egy konferenciahívásra vár. Ilyen időszakokban egyszerűen nyissa meg és használja az e-mail keresési ablakát. Így szelektíven hozzáférhet az új e-mailekhez, miközben nem kell szembeszállnia az e-mailek arzenáljával. Egyesek szeretnek rákeresni a főnökük nevére óránként, csak azért, hogy enyhítsék az aggodalmat, miközben távol tartják magukat az új levelek nagy részétől.

Az e-mail feldolgozása nem lehetetlen feladat, de időt és fegyelmet igényel az egészséges és produktív szokások fejlesztése és fenntartása. Lehet, hogy lehetetlennek hangzik, de ígérem, hogy megvalósítható, és minden bizonnyal érdemes megpróbálni. Meg fog lepődni, mennyi rejtett hatékonyságra talál!

 

Juliet Funt a Whitespace at Work cég vezérigazgatója, elismert tanácsadó és előadó. Azért hozta létre a Whitespace at Work nevű céget, hogy segítse a vállalkozásokat a tehetségeik megtartásában és a kiégés elkerülésében. A reaktív elfoglaltságokkal szemben Juliet egy olyan személyes fejlesztési módszert tanít, amely csökkenti a munkahelyi problémák komplexitását. Az általa kitréningezett csapatokban nő a kreativitás, az elkötelezettség, jobban kihasználják a kapacitásokat és az egyének a tőlük elvárható legjobbat hozzák ki magukból.

Címke: , ,